接收邮件服务器设置

接收邮件服务器设置

配置组织的邮件服务器，以接收和处理接收到的电子邮件。 您可以使用电子邮件协议（POP、IMAP、POPS 或 IMAP）、Exchange Web Services (EWS) 或 Microsoft Graph 将 ServiceDesk Plus 与邮箱连接起来。

 

角色要求： SDAdmin

 

根据所选连接协议的不同，配置也有所不同。 
从 2023 年开始，将不支持基本身份验证连接 Microsoft 365（前身为 Office 365）邮箱。 点击这里了解更多信息。

配置接收邮件服务器协议

使用电子邮件协议配置邮件服务器

使用 Exchange Web 服务配置邮件服务器

使用 Microsoft Graph 配置邮件服务器

配置接收邮件服务器设置

  • 获取邮件间隔/分 - 输入时间间隔（以分钟为单位），以安排随后的邮件获取过程。
  • 启用代理服务器 - 通过代理服务器处理接收到的邮件。您可以事先在应用程序中配置代理服务器。
  • 启用邮件调试 - 获取应用程序中后续邮件提取的调试打印。仅在支持团队建议的情况下启用此选项。
  • 禁止通过邮件创建请求 - 限制通过接收的电子邮件创建请求。您可以在给定的文本框中输入特定的电子邮件地址和域，以允许从这些地址和域创建请求。
    • 您可以允许从某些电子邮件地址创建请求。例如，heather@zylker.com。
    • 您还可以通过输入星号 (*) 并在其后输入 @ 域名，允许从某些域名创建请求。例如，*@zylker.com。
如果禁用了请求创建功能，则只允许指定的电子邮件地址/域名创建新请求。 不过，也可以通过电子邮件添加对话。
  • 单击保存。

将错误电子邮件移至不同文件夹

在某些情况下，处理错误的电子邮件可能会阻止邮件获取过程。ServiceDesk Plus 可让您将此类错误邮件移动到不同的文件夹，从而确保无缝的邮件获取过程。


您可以在应用程序邮箱中创建一个单独的文件夹，并指示将错误邮件移至该文件夹。 


启用 “将邮件移动到错误的文件夹 ”并按以下说明进行配置。

错误文件夹名称

提供所创建文件夹的名称。

停止邮件获取[ ]封邮件

当移动到文件夹的错误邮件数量达到指定计数时，停止获取邮件。

错误文件夹中的邮件总数

这将显示移至配置的错误文件夹的电子邮件数量。 当所有错误邮件都已解决并移至收件箱后，该计数将被重置。

将邮件移至收件箱

解决错误后，将邮件移回收件箱。

当邮件从收件箱移动到错误文件夹时通过电子邮件通知

每次收到错误电子邮件时都通知技术人员。

确保在通知规则下启用 "当应用程序出现错误时发送电子邮件 "通知。

 

此功能不适用于配置了 POP/POPS 协议的邮件服务器。
 如果在处理邮件时出现连接问题，正在进行的邮件获取过程将被跳过，邮件也不会被移至错误文件夹。 

 


解决错误电子邮件

将电子邮件移动到错误的文件夹时，每封邮件的详细信息和异常情况将保存为文本文件（.txt）。这些文件将被加密，因为其中可能包含客户的个人身份信息（PII）。请按照以下步骤解决错误电子邮件。

  1. 单击错误日志旁边的下载。支持文件和错误日志将被解密并下载到一个压缩文件中。
  2. 将文件发送到 support@manageengine.cn进行分析。
  3. 一旦错误文件夹中的所有电子邮件都已解决，请单击将邮件移至收件箱。已解决的电子邮件将根据您的服务台工作流程在应用程序中进一步处理

编辑邮件服务器设置

在 13001 版或更早版本中，请停止邮件获取进程并进行必要的变更。

在 13002 版或更高版本中，管理员可根据需要编辑邮件服务器设置。如果邮件获取进程正在进行，应用程序将提示暂时禁用邮件获取。保存变更后，手动启用邮件获取进程。 

检查邮件服务器的连接性

点击获取示例邮件测试传入邮件服务器的连接性。

如果设置正确且连接成功，则会从邮箱中获取最旧的邮件及其属性。否则，屏幕上将显示错误信息。

其他配置

配置连接问题通知

此配置仅适用于 11206 及以上版本

当处理邮件时出现问题，将触发通知发送给在管理 > 通知规则中配置为错误通知的技术人员。但是，如果应用程序无法连接到邮箱，当前的邮件获取计划将被跳过，应用程序将尝试在下一个计划中重新连接到邮箱。在每个计划中，此过程都会循环进行，在应用程序连接到邮箱之前，不会获取任何邮件。

ServiceDesk Plus 提供了一个默认阈值，用于跟踪连续尝试连接邮箱失败的次数。当达到该阈值时，SDAdmin 和相关技术人员可分别通过铃声通知和电子邮件收到通知。

每次发出通知后，将重置连续失败尝试的次数。

 

配置阈值

  • 连接到 ServiceDesk Plus 数据库
  • 执行以下查询以了解配置情况
  select * from mailconfig where category like 'FETCHING_MAILBOX_CONNECTIVITY'

 


 

配置基于实例，因此每个实例有 2 行。

  • CONSECUTIVE_RETRY_THRESHOLD 参数值表示应用程序中配置的阈值。
  • NOTIFICATION_ENABLED 参数值表示是否启用/禁用通知。

给出的截图显示了默认配置，其中 5 是默认阈值，默认情况下启用了通知。

  • 使用以下查询更新阈值：
update mailconfig set paramvalue='X' where parameter like 'CONSECUTIVE_RETRY_THRESHOLD' and category like 'FETCHING_MAILBOX_CONNECTIVITY' and helpdeskid='<corresponding_helpdesk_id>' 

用所需值代替 X。

  • 使用以下查询禁用通知：
update mailconfig set paramvalue='false' where parameter like 'NOTIFICATION_ENABLED' and category like 'FETCHING_MAILBOX_CONNECTIVITY' and helpdeskid='<corresponding_helpdesk_id>'
  • 使用以下查询启用通知：
update mailconfig set paramvalue='true' where parameter like 'NOTIFICATION_ENABLED' and category like 'FETCHING_MAILBOX_CONNECTIVITY' and helpdeskid='<corresponding_helpdesk_id>' 
  • 重新启动服务以执行变更。

 

已删除附件的通知（13009 及更高版本）

ServiceDesk Plus 会验证传入电子邮件附件和内联图像中的以下实体：

  • 文件名
  • 扩展名
  • 内容类型
  • 空文件
  • 文件大小

如果这些实体中存在任何错误

  • 附件/内联图像将被删除。
  • 将通过电子邮件通知发件人和已配置错误通知的技术人员。
  • 将添加一个系统日志条目。

要解决掉附件或内联图像的问题，请联系 ServiceDesk Plus 支持，并提供系统日志条目和通知邮件的截图。

 

丢失附件/联机图像的系统日志

 

丢失附件/内联图像的电子邮件通知

 

通知配置是针对特定门户的，可通过以下查询禁用：

update GlobalConfig set paramvalue='false' where category like 'EMAIL_PROCESSING' and parameter like 'sendAttachmentStrippedNotification' and HELPDESKID=<corresponding_helpdesk_id>; 

 

可以使用以下查询禁用内联图像丢失时发送的通知：

update mailconfig set paramvalue='false' where category like 'EMAIL_PROCESSING' and parameter like 'SEND_INLINE_STRIPPED_NOTIFICATION' and HELPDESKID=<corresponding_helpdesk_id>;

 

验证内联图像的文件大小可通过以下查询进行修改。默认内联图像大小为 3 MB。 您可以将 -1 配置为跳过验证的文件大小。

update mailconfig set paramvalue='enter-file-size' where parameter like 'INLINEIMAGE_MAX_SIZE'

 

执行查询后重新启动应用程序。

 

错误与解决方案

下一节将解释各种错误和相应的解决方案。

1. 错误： 附件文件名无效

原因： 附件的文件名包含无效字符。

解决方案： 重新命名附件文件： 重新命名附件文件。在文件名中使用字母、数字、点、连字符和下划线。

2. 错误： 附件文件包含无效内容类型

原因： 附件内容类型与文件扩展名不匹配。例如，文件名为 “Alter.txt ”的图像文件将被丢弃。

解决方案： 确保附件中的文件内容和扩展名匹配。

3.错误： 附件文件包含无效扩展名

原因： ServiceDesk Plus 允许您在应用程序中允许/限制某些文件类型。如果电子邮件附件中包含受限类型的文件，附件将被丢弃。

解决方案： 确保在管理>常规设置>附件设置下允许使用文件类型。在 ESM 设置中，转到 ESM 目录 > 常规设置 > 附件设置。

4.错误： 附件包含空文件

原因： ServiceDesk Plus 不允许将空文件作为附件。

解决方案： 确保附件文件不是空文件。如果文件不是空的，则可能是由于防病毒/防火墙配置导致文件丢失。请与 IT 管理员联系，检查防病毒/防火墙设置。

5.错误： 附件大小超过配置限制

原因： 超过配置大小的文件将被丢弃。

解决方案： 检查并修改管理>常规设置>附件设置下的最大附件大小（MB）。在 ESM 设置中，转到 ESM 目录 > 常规设置 > 附件设置。

 

禁用会话添加

用户可以通过执行以下查询，禁止根据电子邮件标题将电子邮件添加为会话。

update mailconfig set paramvalue='false' where category like 'EMAIL_PROCESSING' and parameter like 'CHECK_IN_REPLY_TO_FOR_CONVERSATION' and helpdeskid = <helpdeskid>; 

在上述查询中，将 <helpdeskid> 替换为门户 ID。 要查找门户 ID，请运行下面的查询。

select id, displayname from helpdeskdetails; 

执行该查询后，将返回所有门户 ID。 选择需要运行更新查询的门户 ID，并将更新查询中的 <helpdeskid> 替换为该门户 ID。重新启动应用程序，使更新的查询生效。

将电子邮件添加为会话的功能已禁用。禁用后，会话将根据电子邮件主题中的请求 ID/实体 ID 添加。